CRM-järjestelmä
Tapauksen yleiskatsaus
Yritystoiminnan tehokas hallinta on tullut yhä monimutkaisemmaksi. CRM syntyi ratkaisuksi IT- ja tuotealan yritysten kasvaviin tarpeisiin toimintojensa tehostamiseksi. Järjestelmä kehitettiin vastauksena olemassa olevien hallintatyökalujen sirpaleisuuteen, tarjoten yhtenäisen alustan, joka kokoaa yhteen henkilöstöhallinnon, projektinhallinnan ja taloustoiminnot saman katon alle.
Tavoite: Pääasiallisena tavoitteena oli optimoida IT-yritysten päivittäisten toimintojen hallintaa luomalla kattava järjestelmä, joka poistaa tarpeen useille erillisille ohjelmistoille. CRM pyrkii tarjoamaan yhden totuuden lähteen kaikelle yrityksen toiminnalle, mahdollistaen paremmat päätökset tarkkojen tietojen keruun ja analyysin avulla. Järjestelmä suunniteltiin erittäin mukautuvaksi erilaisiin IT-yritysten rakenteisiin säilyttäen samalla helppokäyttöisyyden ja tehokkuuden.
Keskeiset projektitiedot
Toimialat
IT-yritykset, tuotealan yritykset, ohjelmistokehitystiimit, digitaaliset toimistot
Palvelut
CRM-järjestelmän kehitys, liiketoimintaprosessien automaatio, projektien ja resurssien hallinta, taloushallinnon järjestelmät, henkilöstöhallinnon ratkaisut, ajanseuranta, raportointi ja analytiikka
Ratkaisut
Yhtenäinen alusta (henkilöstö, projektit, talous), keskitetty data (yhden lähteen totuus), automatisoitu laskutus ja talousprosessit, ajanseuranta ja laskutuksen tarkkuus, resurssien suunnittelu ja allokointi, työntekijöiden hallinta (palkat, bonukset, lomat), reaaliaikaiset päivitykset, pääsyn ja roolien hallinta
Teknologiat
NET Framework, ASP.NET Core, C#, Entity Framework Core, ASP.NET Web API, Umbraco CMS, SignalR, Hangfire, JWT, OAuth 2.0, React 18, TypeScript, Redux Toolkit, RTK Query, React Query, jQuery
Haasteet
Sirpaleinen tiedonhallinta
Yritys kamppaili tietojen hajanaisuuden kanssa useilla alustoilla, mikä johti tehottomuuteen ja tietojen epäjohdonmukaisuuksiin
Ajan seurannan monimutkaisuus
Nykyiset järjestelmät eivät onnistuneet tallentamaan tarkkaa ajanmittaustietoa, mikä vaikutti projektien laskutukseen ja resurssien jakoon
Resurssien hallinnan ongelmat
Henkilöstön tehokas jakaminen useiden projektien kesken samalla kun tuotavuus säilyy optimaalisena oli haastavaa
Raportoinnin tehottomuus
Hallintaraporttien manuaalinen kokoaminen oli aikaa vievää ja altis virheille
Loma- ja poissaolojen hallinta
Monimutkaiset laskelmat ja työntekijöiden poissaolojen ja käytettävissä olevien päivien seuranta
Projektin näkyvyys
Rajoitettu näkyvyys projektin etenemiseen ja resurssien käyttöön
Omaisuuden seuranta
Tehottomat järjestelmät yrityksen laitteiden ja resurssien hallintaan
Prosessi
Suhteiden hallintajärjestelmä
Luotiin vahva tilinhallinta työntekijöille, asiakkaille ja kumppaneille suhteenseurannalla ja muokattavilla käyttöoikeustasoilla eri käyttäjärooleille.
Ajan seurannan käyttöönotto
Suunniteltiin käyttäjäystävällinen ajan seuranta järjestelmä automaattisilla laskelmilla ja projektikohtaisella kirjaamisella tarkkaa työajan seurantaa varten.
Talousjärjestelmien integraatio
Rakennettiin automatisoitu laskutus, pankkijärjestelmien integrointi ja kattavat talousraportoinnin työkalut taloustoimintojen virtaviivaistamiseksi.
Henkilöstöhallinta
Luotiin automaattiset palkkojen laskenta, bonusseuranta sekä lomien ja sairauspoissaolojen hallintatyökalut keskitettyyn järjestelmään.
Ratkaisut
Ratkaisun keskeiset ominaisuudet
- Suhteiden hallintajärjestelmä: Hallitsee työntekijöiden, asiakkaiden ja kumppaneiden tilejä; seuraa yhteyksiä toimijoiden välillä; muokattavat käyttöoikeustasot eri käyttäjille.
- Ajan seuranta: Käyttäjäystävällinen ajan kirjausliittymä automaattisilla laskelmilla; projektiikohtainen seuranta tarkkaa ajan hallintaa varten.
- Talousjärjestelmien integraatio: Automatisoi laskujen luomisen, integroi pankkijärjestelmät ja tarjoaa kattavat talousraportoinnin työkalut.
- Henkilöstöhallinto: Automaattiset palkkalaskelmat, bonusten ja korvausten seuranta, lomien ja sairauspoissaolojen hallintatyökalut.
Tulokset numeroina
80%
Nopeampi projektin käynnistys ja resurssien allokointi, mikä lyhentää projektin aloittamisaikaa päivistä tunneiksi
90%
Laskujen käsittelyajan lyhennys, automaattinen luonti ja tarkistus säästää kirjanpitohenkilöstöltä 12 tuntia viikossa
70%
Nopeampi loma- ja sairauspoissaolojen käsittely, hyväksyntäaika lyhenee 2 päivästä 4 tuntiin
65%
Uuden työntekijän perustamisen ja järjestelmäkäyttöoikeuksien konfiguroinnin ajankäytön väheneminen, 2 päivästä 6 tuntiin
92%
Varmistettu nopea käyttöönottoprosessi, jolloin työntekijät käyttävät järjestelmää aktiivisesti päivittäin ensimmäisen kuukauden aikana.
75 % parannus
Laskutusvirheiden väheneminen, mikä johtaa 40 % nopeampaan maksujen keräämiseen
