CRM-järjestelmä
Tapauskatsaus
Yritystoiminnan tehokas hallinta on muuttunut yhä monimutkaisemmaksi. CRM syntyi ratkaisuksi vastata IT- ja tuotealan yritysten kasvaviin tarpeisiin toiminnan tehostamiseksi. Järjestelmä suunniteltiin vastaamaan olemassa olevien hallintatyökalujen hajanaisuuteen tarjoamalla yhtenäinen alusta, joka kokoaa henkilöstöhallinnon, projektinhallinnan ja taloushallinnon yhteen.
Tavoite: Pääasiallinen tavoite oli optimoida IT-yritysten päivittäinen toiminnan hallinta luomalla kattava järjestelmä, joka poistaa tarpeen useille eri ohjelmistoratkaisuille. CRM pyrkii tarjoamaan yhtenäisen totuuden lähteen kaikelle yritystoiminnalle, mahdollistaen paremmat päätökset tarkkojen tietojen keruun ja analyysin avulla. Järjestelmä suunniteltiin erittäin muuntautumiskykyiseksi erilaisille IT-yritysrakenteille säilyttäen samalla käytön helppous ja tehokkuus.
Projektin keskeiset tiedot
Toimialat
IT-yritykset, tuoteyritykset, ohjelmistokehitystiimit, digitaaliset agentuurit
Palvelut
CRM-järjestelmän kehitys, liiketoimintaprosessien automaatio, projektien ja resurssien hallinta, taloushallintojärjestelmät, henkilöstöhallinnan ratkaisut, työajanseuranta, raportointi ja analytiikka
Ratkaisut
Yhtenäinen alusta (henkilöstö, projektit, talous), keskitetty data (yksi totuuden lähde), automaattinen laskutus ja talousprosessointi, työajanseuranta ja tarkka laskutus, resurssien suunnittelu ja allokaatio, henkilöstön hallinta (palkat, bonukset, lomat), reaaliaikaiset päivitykset, käyttö- ja roolinhallinta
Teknologiat
NET Framework, ASP.NET Core, C#, Entity Framework Core, ASP.NET Web API, Umbraco CMS, SignalR, Hangfire, JWT, OAuth 2.0, React 18, TypeScript, Redux Toolkit, RTK Query, React Query, jQuery
Haasteet
Hajautettu tiedonhallinta
Yrityksellä oli vaikeuksia, koska tiedot olivat hajallaan useilla alustoilla, mikä johti tehottomuuteen ja tietojen epäjohdonmukaisuuksiin
Työajanseurannan monimutkaisuus
Olemassa olevat järjestelmät eivät tallentaneet tarkkaa työaikatietoa, mikä vaikutti projektien laskutukseen ja resurssien kohdentamiseen
Resurssien hallinnan ongelmat
Henkilöstön tehokas jakaminen useisiin projekteihin säilyttäen optimaalinen tuottavuus oli haastavaa
Raportoinnin tehottomuus
Hallintaraporttien manuaalinen kokoaminen oli aikaa vievää ja virhealttiita
Loma- ja poissaolohallinta
Monimutkaiset laskelmat ja työntekijöiden vapaiden ja käytettävissä olevien päivien seuranta
Projektin näkyvyys
Rajoitettu näkymä projektin etenemiseen ja resurssien käyttöön
Omaisuuden seuranta
Tehottomat järjestelmät yrityksen laitteiden ja resurssien hallintaan
Prosessi
Suhteiden hallintajärjestelmä
Luotiin vahva tilinhallinta työntekijöille, asiakkaille ja kumppaneille suhteiden seurannalla ja käyttäjäroolien mukautettavilla käyttöoikeuksilla.
Työajanseurannan toteutus
Suunniteltiin käyttäjäystävällinen työajanseurantajärjestelmä automaattisilla laskelmilla ja projektilähtöisellä kirjaamisella tarkkaa työaikojen seurantaa varten.
Talousjärjestelmien integrointi
Rakennettiin automatisoitu laskutus, pankkijärjestelmien integraatio ja kattavat talousraportointityökalut taloustoimintojen sujuvoittamiseksi.
Henkilöstöhallinto
Luotiin automaattiset palkkalaskelmat, bonusten seuranta sekä työkalut lomien ja sairauspoissaolojen hallintaan keskitetysti.
Ratkaisut
Ratkaisun keskeiset ominaisuudet
- Suhteiden hallintajärjestelmä: Hallitsee työntekijöiden, asiakkaiden ja kumppaneiden tilejä; seuraa suhteita toimijoiden välillä; mukautettavat käyttöoikeudet eri käyttäjäryhmille.
- Työajanseuranta: Käyttäjäystävällinen työaikakirjausliittymä automaattisilla laskelmilla; projektikohtainen seuranta tarkkaan ajanhallintaan.
- Talousjärjestelmien integrointi: Automatisoi laskujen luomisen, integroi pankkijärjestelmät ja tarjoaa kattavat talousraportointityökalut.
- Henkilöstöhallinto: Automaattiset palkkalaskelmat, bonusten ja korvausten seuranta, loma- ja sairauspoissaolohallinnan työkalut.
Tulokset numeroina
80%
Nopeampi projektin käynnistys ja resurssien allokointi, vähentäen projektin aloitusaikaa päivistä tunneiksi
90%
Laskujen käsittelyajan lyhentyminen, automatisoitu luonti ja validointi säästää kirjaamishenkilöstön 12 tuntia viikossa
70%
Nopeampi loma- ja sairausloman käsittely, hyväksyntäaika vähentynyt kahdesta päivästä neljään tuntiin
65%
Uuden työntekijän käyttöönottoon ja järjestelmäkäyttöoikeuksien määritykseen käytetyn ajan vähentyminen, kahdesta päivästä kuuteen tuntiin
92%
Varmistettu nopea omaksuminen, työntekijät käyttävät järjestelmää aktiivisesti päivittäin ensimmäisen kuukauden aikana.
75 % parannus
Laskutusvirheiden väheneminen, joka johtaa 40 % nopeampaan maksujen keräykseen
